Как нумеруется исходящая документация

ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Запечатайте первый экземпляр письма без виз согласования в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Сегодня мы в очередной раз поговорим о встроенных в текстовый редактор Microsoft Office Word возможностях. Их, на минуточку, настолько много, что вряд ли кто-то помнит всё наизусть. Более того, далеко не всем они нужны. Но рано или поздно мы сталкиваемся с рутиной работой, которую можно проделать за считанные секунды с помощью того самого функционала MS Word. В данном контексте к рутинной работе мы отнесли нумерацию страниц в Ворде. Согласитесь, её-то мы используем не очень часто, ведь так?

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки. Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге.

Как регистрировать их? Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка.

Нумерация исходящих писем и приказов

В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна. В заключение Подводя итог, хотелось бы сказать, что все правила регистрации документов, входящих, исходящих или создаваемых внутри организации, лучше всего закрепить в локальном нормативном акте — инструкции по делопроизводству.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Внимание Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Инфо Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления. В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация. Регистрация и учет отправляемых исходящих документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрационный номер отправляемого исходящего документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел включающего в себя код структурного подразделения и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. После выполнения всего вышеописанного у вас появится один настроенный домен, который будет отправлять письма. Если используется сервер Microsoft Exchange, то доменное имя будет microsoft. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании , и приложением к инструкции по делопроизводству.

На практике в него включают: — рекламные материалы листовки, программы, проспекты ; — информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления; — поздравительные письма и телеграммы; — пригласительные билеты. Важно Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Если в шаблоне есть ненужные для Вас и Вашего шаблона гиперссылки — удаляем их, однако, не удалите нужные ссылки, которые могут подключать некоторые скрипты или отвечают за картинки. Самый распространённый способ — это перенапраление посетителей, которые перешли на сайт с помощью мобильных телефонов. Необходимо открыть текстовым редактором данный файл и просмотреть все строчки, уделяя особое внимание, таким как:RewriteRule и RewriteRule, так как именно в них и ставят перенапраление.

Приведем пример. Отметим, что для каждой группы документов ведется отдельная регистрация в пределах календарного года. Возникает вопрос: что это за группы? Документы, имеющие единый вид и одно место регистрации, включаются в регистрируемую группу. Например, приказ и распоряжение — это разные виды документов, поэтому они регистрируются в одном месте, однако в разных журналах. Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Такая система учета позволяет контролировать прохождение документов, как вне предприятия, так и внутри его, а также проверять исполнение. В целом на многих крупных предприятиях практикуется система отдельного учета документов, касающихся конкретных отделов и служб, особенно, когда в каждом отделе имеется соответствующий человек, занимающийся делопроизводством. Многие предприниматели останавливают свой выбор именно на упрощенной системе налогообложения.

Она позволяет максимально сократить перечень документации, который должен вести ИП. Ваш e-mail не будет опубликован. Бесплатная горячая линия:. Назад Главная Новости Консультация юриста. Главная - Новости - Как присвоить номер исходящему письму. Содержание: Регистрация исходящих документов Нумерация исходящих писем и приказов Делопроизводство от а до я.

Как присвоить исходящий номер письму Как правильно присвоить номер исходящему письму. Обратите внимание! Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Всю входящую корреспонденцию конверты, пакеты, документы без конвертов и пр. Добавить комментарий Отменить ответ Ваш e-mail не будет опубликован. Новые посты Нужна ли лицензия на оказание бухгалтерских услуг. RU юриста сейчас на сайте Категории Бухгалтерский учет здравствуйте, у нас такая ситуация, в компании работал главный бухгалтер, затем мы его уволили и этот бухгалтер открыл ИП бухгалтерские услуги,далее мы заключили договор о бух.

ИП надо ли какую нибудь лицензию 2. Читать полностью. Порядок внесение денежного довольствия за излишне отгулянный отпуск. Главная Увольнение Удержания из зарплаты осуществляются на основании распоряжения нанимателя, исполнительных документов и по просьбе работающего гражданина. Необходимые для этого действия выполняются в установленном порядке. К подобным излишним выплатам причисляют неотработанные авансы, нерастраченные подотчетные Проведение проживания командируемого через счет Бесплатная консультация, звоните прямо сейчас: 8

Журнал регистрации исходящих документов

Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?

Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя. Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству. Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу.

Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок.

Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.

Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг? Форму регистрационного учета в тетради, Excel или СЭД и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно.

При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями.

Данный учет достигается разными способами:. Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем уполномоченным сотрудником.

Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.

Объем документооборота — это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:.

Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных поступивших на исполнение внутренних документов. Пункт 3. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству. В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. Прохождение в т. Дата поступления. Наименование корреспондента. Индекс и дата документа. Краткое содержание.

Счет и акты за сентябрь. Счет, акты выполненных работ за сентябрь и акт сверки взаиморасчетов. Ставить отметку штамп о поступлении на самом бухгалтерском документе не требуется.

Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Электронная версия журнала. Регистрация документов строится на следующих основных правилах.

Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды при создании или получении. Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку. Своевременность регистрации. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку.

Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями.

Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании. Разделение регистрационных учетов. Вернуться к началу. Re: Help! Цитата: Подскажите пожалуйста как начать нумерацию входящей и исходящей документации новой компании Знаете нумерация у каждой организации, как правило, своя. Например есть организации, в которых есть всего два журнала один с входящей корреспонденцией, другой с исходящей.

Во входящий журнал, заносятся все входящие документы и не важно как они пришли в организацию по почте, факсом, по e-mail и т. Есть такие что на каждый тип документа заводят свой собственный журнал, причем как на входящие документы, так и на исходящие.

И таких вариантов может быть много. Единственно что вам нужно это будет сделать некий документ, регламент о внутреннем документообороте, в котором все это и прописывается. Определить какой тип нумерации необходимо вводить в вашей организации, тяжело, так как неизвестен размер вашего документооборота, то есть какое количество документов входи и выходит из организации, если данное количество исчисляется двумя тремя десятками в месяц, то вам достаточно простого документооборота, если переваливает за сотню, то можно подумать о более сложном, если сотня документов в день, то тогда нужно изобретать сложную нумерацию с привязкой к типу документа исполнителю и т.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

Регистрация исходящих документов

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях. Важно соблюдать следующее требование — регистрация только после подписания документа имеющим на это право лицом. Поскольку в процессе работы над документом могут попросить внести изменения или вообще его не подписать. Тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют или пропуски номеров, либо нарушится хронология регистрации. Хотя на практике иногда приходится предварительно резервировать номер для еще не до конца оформленного документа и позже, уже после подписания вписывать данные об этом документе в журнал регистрации. Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы.

Формируем и храним дела с перепиской организации

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей.

Сегодня мы в очередной раз поговорим о встроенных в текстовый редактор Microsoft Office Word возможностях. Их, на минуточку, настолько много, что вряд ли кто-то помнит всё наизусть. Более того, далеко не всем они нужны.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Сообщения без ответов Активные темы. Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 1. Первичная нумерация вход. Добавлено: Подскажите пожалуйста как начать нумерацию входящей и исходящей документации новой компании. К примеру Doc. И еще один вопрос: если предыдущей компании больше нет, документация соотв-но в бумажном виде осталась в электронном НЕ вели - как можно написать или составить реестр или документ где было бы указано что по этой компании вход исх док-ия закрыта.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация. Так что не ко всем это применимо. Не бросьте на произвол судьбы с крайне животрепещущим вопросом. Подскажите в каком нормативном или методическом документе я могу найти ответ на следующий вопрос: действительно ли необходимо хранить в секретариате абсолютно все исходящие письма предприятия, в том числе и те, что пишут от имени компании начальники структурных подразделений, но на подпись директору не отправляют?

Вид основного раздела журнала:. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация документа производится после его подписания или утверждения.

Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч. Дела с корреспонденцией, независимо от их количества, нужно формировать и хранить грамотно. О том, как это делать, расскажем в статье. В организациях, где за все делопроизводство отвечает помощник директора как правило, в небольших или канцелярия, дела с перепиской формируются и хранятся централизованно.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру - подробное описание
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев...

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных